Кадровые документы - обширный перечень бумаг, которые должны быть у каждой компании либо индивидуального предпринимателя, если в штате есть наемный персонал. Одна документация регламентирует организационные кадровые вопросы, другая - выплату заработной платы и пособий, третьи - коммерческой тайны и защиты персональных данных. Именно поэтому проверкой кадровых документов могут заниматься различные ведомства: трудовая инспекция, ИФНС и другие.
Ответственный за кадровые документы
Кадровое делопроизводство в маленьких компаниях, как правило, ведет сотрудник на аутсорсе или штатный специалист - обычно, бухгалтер. За ведение самих документов отвечает обычно руководитель - насколько это ему по силам. Не всегда такая организация процесса эффективна.
Отсутствие какого-либо документа кадрового учета - это не только предписания со контролирующих органов, но и штрафные санкции для руководителя.
Обязательные кадровые документы
Трудовое законодательство РФ определило широкий список кадровых документов, которые должны обязательно быть в каждой компании. Им уделяется особое внимание со стороны контролирующих органов и ведомств.
-
трудовой договор - его заключают с каждым работником в письменном виде. Составляется в двух экземплярах, в нем прописываются все необходимые аспекты;
-
личные карточки - заводятся на каждого работника. Их ведут как по унифицированной форме №Т-2, так и по собственным утвержденным формам.
-
трудовая книжка - основной кадровый документ, который подтверждает стаж работы работника. И потому ее должны вести все работодатели. В настоящее время ведутся в электронном виде.
-
штатное расписание - в документе указывают состав и численность работников: названия структурных подразделений (включая наименования должностей, квалификаций и профессий).
-
должностная инструкция - этот документ не является обязательным кадровым документом, то есть компания сама решает, нужны ли они. Однако, он нужен для решения любых спорных ситуаций с работником.
-
правила внутреннего трудового распорядка - в нем обычно размещен порядок приема и увольнения сотрудников, права и обязанности сторон, режим труда и отдыха, меры взысканий и премирований.
-
график отпусков - обязательный документ, ежегодно утверждается кадровой службой и подписывается руководителем.
-
положение о персональных данных - обязательный документ, имеет произвольную форму. В нем размещается перечень персональных данных методы их обработки и передачи. Все работники обязательно должны быть ознакомлены с ним.
-
положение об оплате труда - готовится в тех компаниях, где кроме окладов выплачиваются еще другие виды премий или бонусов и вообще существуют различные системы оплаты труда.
-
табель учета рабочего времени - с его помощью компания ведет учёт времени, отработанного каждым работником. Именно этот документ помогает правильно начислить заработную плату, а также заполнить расчетные листки.
-
приказы и распоряжения - формы приказов определяет каждая компания самостоятельно, готовятся по любым кадровым вопросам и не только.
Необязательные формы кадровых документов каждая компания определяет для себя самостоятельно.
Сервис ЭДО “Квиток” - это система электронного кадрового документооборота, позволяющая грамотно оптимизировать кадровые процессы в любой компании. Имеет простой и понятный интерфейс и безопасную систему хранения для ваших данных. Кроме того, при установке вы можете пользоваться как обязательными шаблонами кадровых документов, так и создать свои собственные. А приятным бонусом станут удобное управление и грамотная адаптация и обучение сотрудников.
Для получения полной консультации позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@kwitok.ru.
