Декларация создается для того, чтобы собственник знал, какие именно требования предъявляют к строению, и какие из них выполняются на данный момент. Поэтому декларация пожарной безопасности должна подписываться именно собственником недвижимости или лицом, который владеет правом хозяйственного ведения, наследуемого пожизненного владения, так называемого оперативного управления или на другом основании.

Данная декларация ПБ создается или уточняется в случае изменений содержащейся в ней информации или в случае изменения норм пожарной безопасности. Декларацию уточняют при помощи внесения в нее каких-либо изменений, они прилагаются к ней и регистрируют в должном порядке. Декларация выполняется в соответствии с установленной формой в двух экземплярах, подписывается и отправляется в территориальный орган МЧС.

Орган ГПН МЧС проводит регистрацию декларации в соответствующем перечне и присвоит ей регистрационный номер. Один экземпляр зарегистрированной декларации вернут декларанту по почте или отдадут непосредственно в руки.

Пожарную декларацию предоставляют в  надзорные органы в порядке уведомления. На данный момент законом не предусмотрено ее согласие в каких-то инстанциях. Проводят регистрацию всех деклараций, которые будут соответствовать установленной форме.

Проверка правильности содержания пожарной декларации выполняется во время проверки объекта работником ГПН МЧС РФ. В случае неправильных сведений, прописанных в декларации, на юридическое лицо будет наложен штраф. Минимальный его размер за нарушение норм пожарной безопасности составляет с 2011 года 150 тысяч рублей. В состав такой декларации часто входит и расчет так называемого пожарного риска. Расчет выполняется, если на объекте имеются какие-либо нарушения требований нормативных документов по пожарной безопасности.

Отчет по оценке риска будет подписываться экспертами, которые выполнял оценку риска появления пожара, после чего его утверждает руководитель организации, выполнявшей расчёты, его скрепляют печатью и прикладывают к пожарной декларации.

Решение о выполнении оценки риска появления пожара на объекте собственник будет принимать самостоятельно. Данный расчет не обязателен во время составления декларации.