Ижевская геоинформационная система Регистрация Авторизация

Блог Ижевска

Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог Ижевска

Организовать конференцию - легко!

Автор: Редакция портала IGIS • Дата публикации: 01.02.2014

Нужно организовать конференцию? Вывезти весь коллектив офиса в другой город? Как все продумать? Как выбрать город проведения и не выйти за пределы выделенного бюджета? Давайте разберемся: из каких этапов состоит подготовка мероприятия, что необходимо продумать заранее, на что обратить внимание при выборе помещения для проведения конференции и прочее.

Итак, на этапе подготовки, конечно, отправной точкой служат сроки (когда необходимо провести мероприятие) и бюджет.  Чаще всего сроки устанавливаются руководством компании или согласуются организаторами с лекторами и приглашенными.  А вот бюджет – самая жесткая и неподвижная для изменений часть.  Есть максимально возможная сумма и рассчитывать изначально лучше на бюджет за вычетом десяти процентов  - это запас на неожиданные изменения,  из-за которых мероприятие может сорваться. Затем продумать город проведения. В последние годы,  на место зарубежным странам приходят российские города с богатой историей и красивейшими достопримечательностями. Но при этом географическая близость к городу проживания участников конференции, проведение в пределах российской федерации позволяет сэкономить бюджет (за счет удешевления билетов, при этом сохраняется удобство  и быстрота трансферов для проживающих) . Так все большей популярностью начинают пользоваться такие города как Суздаль, Санкт-Петербург, Екатерибург, Казань.  

Северная столица нашей родины славится своими красивейшими видами: если организовать прогулку на теплоходах по рекам и каналам, посмотреть белые ночи, развод мостов, организовать выход в знаменитые театры: Мариинский, Александринский, театры комедии и прочее. Причем крупные города располагают помещениями, как нельзя лучше подходящими для организации самого мероприятия. Учитывая количество приглашенных может понадобиться несколько конференц-залов, разных по функционалу: отдельно зал общей конференции, зал для совещаний по группам, тематические переговорные комнаты, залы для банкетов, фуршетов, тренингов, деловых игр, даже спортивные площадки для тим-билдингов. Все это необходимо продумать заранее и уточнить их наличие и не занятость помещений в выбранной гостинице, отеле, бизнес-центре в необходимые вам даты и часы. 

Бронировать отель в Петербурге, особенно в центре Петербурга, да еще с удобными конференц-залами, вообще лучше за несколько месяцев, потому как желающих бывает достаточно много.  Поэтому еще один важный момент: отсутствие в соседних залах других мероприятий, которые могут помешать работе вашей конференции. Так же стоит самостоятельно оценить сами конференц-залы. Достаточно ли окон, освещения, удобных средств для проведения крупных мероприятий (микрофоны, проекторы, стулья, столы, доски, деск-топы), оборудованность удобными системами кондиционирования, опытный и приветливый, в должном количестве представленный, персонал конференц-центра, который будет помогать в проведении мероприятия. Уточнить возможность размещения всех участников в номерах отеля, в близи от места проведения или даже в самом этом отеле. Заранее обговорить сроки и  методы оплаты мероприятия и способы разрешения сложных ситуаций, при посещении большим или меньшим количеством приглашенных. Вот только основные вопросы,  которые вам придется решить. И тогда ваше мероприятие пройдет на ура и запомнится всему коллективу!

Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[24.02.2020]

Сегодня футбол и следить за результатами можно на сайте

Смотрим футбол онлайн, а также за самой важной информацией в этом виде спорта В нашем государстве, как и во всем мире, насчитывается не одна сотня тысяч настоящих фанатов, обожающих спорт и все, что с ним связано. Уже свыше одного столетия, одним из наиболее захватывающих доступных развлечений, является футбол. В нынешнее время, многие лиги делают очень многое для привлечения к своему турниру мак...
[07.02.2020]

Уличные тренажеры от производителя

Уличные тренажеры пользуются наибольшим спросом у людей, ведущих активный образ жизни. Такое оборудование позволяет всегда находиться в физической форме и обеспечивает комфортные занятия на свежем воздухе. В последние годы наметилась тенденция, направленная на замену старых брусьев, турников и других тренажеров на более современное оборудование. Современные площадки ориентированы на людей любого ...
[07.02.2020]

Уличные тренажеры от производителя

Тренажеры для спортивных занятий, рассчитанные на новичков и профессионалов, позволяют заниматься спортом, не оплачивая абонемент в фитнес-зал. Приспособления устанавливаются в общественных местах, в парках, дворовых площадках. С их помощью можно достичь прекрасной физической формы и отличного самочувствия. Куда обратиться Купить уличные тренажеры от производителя можно в интернет-магазине Sport...
[21.01.2020]

КХЛ 2019/2020

В списке спортивных игр особое место занимают хоккей. Это зрелищный вид спорта, приковывающий внимание миллионов людей по всему миру. Безусловно, хоккей уступает футболу и теннису, что обусловлено ограниченной географией организации матчей. Футбол и теннис уверенно лидирует в списке наиболее популярных видов спорта. При этом также необходимо учитывать регион. Например, в Соединённых Штатах баскет...
[27.12.2019]

Карибский паспорт за инвестиции, какой лучше?

Сегодня возможность получения второго гражданства страны Карибского бассейна перестала быть недоступной экзотикой. Хотя большинство таких программ были запущены в последние 5–6 лет, ими успели воспользоваться тысячи человек. И тенденция такова, что желающих с течением времени будет все больше. На imin-caribbean.com можно запросить индивидуальные условия по каждой из программ. Основные преим...