Ижевская геоинформационная система Регистрация Авторизация

Блог Ижевска

Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог Ижевска

Организовать конференцию - легко!

Автор: Редакция портала IGIS • Дата публикации: 01.02.2014

Нужно организовать конференцию? Вывезти весь коллектив офиса в другой город? Как все продумать? Как выбрать город проведения и не выйти за пределы выделенного бюджета? Давайте разберемся: из каких этапов состоит подготовка мероприятия, что необходимо продумать заранее, на что обратить внимание при выборе помещения для проведения конференции и прочее.

Итак, на этапе подготовки, конечно, отправной точкой служат сроки (когда необходимо провести мероприятие) и бюджет.  Чаще всего сроки устанавливаются руководством компании или согласуются организаторами с лекторами и приглашенными.  А вот бюджет – самая жесткая и неподвижная для изменений часть.  Есть максимально возможная сумма и рассчитывать изначально лучше на бюджет за вычетом десяти процентов  - это запас на неожиданные изменения,  из-за которых мероприятие может сорваться. Затем продумать город проведения. В последние годы,  на место зарубежным странам приходят российские города с богатой историей и красивейшими достопримечательностями. Но при этом географическая близость к городу проживания участников конференции, проведение в пределах российской федерации позволяет сэкономить бюджет (за счет удешевления билетов, при этом сохраняется удобство  и быстрота трансферов для проживающих) . Так все большей популярностью начинают пользоваться такие города как Суздаль, Санкт-Петербург, Екатерибург, Казань.  

Северная столица нашей родины славится своими красивейшими видами: если организовать прогулку на теплоходах по рекам и каналам, посмотреть белые ночи, развод мостов, организовать выход в знаменитые театры: Мариинский, Александринский, театры комедии и прочее. Причем крупные города располагают помещениями, как нельзя лучше подходящими для организации самого мероприятия. Учитывая количество приглашенных может понадобиться несколько конференц-залов, разных по функционалу: отдельно зал общей конференции, зал для совещаний по группам, тематические переговорные комнаты, залы для банкетов, фуршетов, тренингов, деловых игр, даже спортивные площадки для тим-билдингов. Все это необходимо продумать заранее и уточнить их наличие и не занятость помещений в выбранной гостинице, отеле, бизнес-центре в необходимые вам даты и часы. 

Бронировать отель в Петербурге, особенно в центре Петербурга, да еще с удобными конференц-залами, вообще лучше за несколько месяцев, потому как желающих бывает достаточно много.  Поэтому еще один важный момент: отсутствие в соседних залах других мероприятий, которые могут помешать работе вашей конференции. Так же стоит самостоятельно оценить сами конференц-залы. Достаточно ли окон, освещения, удобных средств для проведения крупных мероприятий (микрофоны, проекторы, стулья, столы, доски, деск-топы), оборудованность удобными системами кондиционирования, опытный и приветливый, в должном количестве представленный, персонал конференц-центра, который будет помогать в проведении мероприятия. Уточнить возможность размещения всех участников в номерах отеля, в близи от места проведения или даже в самом этом отеле. Заранее обговорить сроки и  методы оплаты мероприятия и способы разрешения сложных ситуаций, при посещении большим или меньшим количеством приглашенных. Вот только основные вопросы,  которые вам придется решить. И тогда ваше мероприятие пройдет на ура и запомнится всему коллективу!

Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[22.02.2019]

Кроссовки reebok купить в киеве

Международная компания Reebok с головным офисом в США основана в сороковых годах прошлого столетия. Бренд выпускает широкую линейку спортивной обуви, осуществляет спонсорскую и рекламную деятельность. Кроссовки Reebok представлены в дорогостоящем сегменте. Но высокая цена в тандеме с безупречной репутацией американского бренда является залогом качества и комфорта. Интернет пользователи могут крос...
[20.12.2018]

Сноубордические ботинки

Пришла зима и многие хотят попробовать себя за зимними видами спорта. Поэтому много новичков становятся на лыжи, а ещё больше хотят покататься на сноуборде. Сноуборд стал очень популярным способом провести своё время на природе. Много любителей активного отдыха приобретают сноуборд, тратя на его выбор очень много времени. Но к сноуборду также полагаются специализированные ботинки, на выбор которых...
[14.12.2018]

Приобретение авиабилетов в Украине

Компания aviakassa.net работает в круглосуточном режиме, позволяя приобретать клиентам билеты на самолеты по всему миру. Здесь же можно приобрести проездные документы на железнодорожный транспорт. Бесплатно забронировать билет, получить существенную скидку и заказать доставку курьером можно на официальном сайте компании aviakassa.net. Пассажирам гарантируется максимальный уровень комфорта, многоч...
[14.12.2018]

Как купить билет на поезд Укрзализницы

Чтобы купить билет на поезд, можно воспользоваться услугой кассы. Для этого понадобится потратить время на дорогу. Гораздо удобнее покупать билеты в режиме онлайн. Приобрести билеты на поезда  Укрзализницы можно на официальном сайте https://poezd.ua. Покупка займёт несколько минут. Поэтому комфорт такой услуги нельзя считать переоцененным. Рассмотрим, как приобрести билет. Сайт отличается к...
[14.12.2018]

Как выбрать туристическую страховку

Поездки за рубеж давно перестали быть в диковину. Теперь в другую страну могут ехать по многим причинам: хочется отдохнуть и посмотреть на достопримечательности, поездка по работе, для лечения, в гости к знакомым или родственникам и многие другие. Но перед тем, как ехать за рубеж, придётся оформить немало документов, чтобы получить визу, без которой в большинство стран попасть не удастся. Одним же...