Ижевская геоинформационная система
Блог из Ижевска
Интересные новости и статьи
ГЛАВНАЯ
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
МЕНЮ •
Блог из Ижевска

Организовать конференцию - легко!

Автор: Администрация сайта IGIS.ru • Дата публикации: 01.02.2014

Нужно организовать конференцию? Вывезти весь коллектив офиса в другой город? Как все продумать? Как выбрать город проведения и не выйти за пределы выделенного бюджета? Давайте разберемся: из каких этапов состоит подготовка мероприятия, что необходимо продумать заранее, на что обратить внимание при выборе помещения для проведения конференции и прочее.

Итак, на этапе подготовки, конечно, отправной точкой служат сроки (когда необходимо провести мероприятие) и бюджет.  Чаще всего сроки устанавливаются руководством компании или согласуются организаторами с лекторами и приглашенными.  А вот бюджет – самая жесткая и неподвижная для изменений часть.  Есть максимально возможная сумма и рассчитывать изначально лучше на бюджет за вычетом десяти процентов  - это запас на неожиданные изменения,  из-за которых мероприятие может сорваться. Затем продумать город проведения. В последние годы,  на место зарубежным странам приходят российские города с богатой историей и красивейшими достопримечательностями. Но при этом географическая близость к городу проживания участников конференции, проведение в пределах российской федерации позволяет сэкономить бюджет (за счет удешевления билетов, при этом сохраняется удобство  и быстрота трансферов для проживающих) . Так все большей популярностью начинают пользоваться такие города как Суздаль, Санкт-Петербург, Екатерибург, Казань.  

Северная столица нашей родины славится своими красивейшими видами: если организовать прогулку на теплоходах по рекам и каналам, посмотреть белые ночи, развод мостов, организовать выход в знаменитые театры: Мариинский, Александринский, театры комедии и прочее. Причем крупные города располагают помещениями, как нельзя лучше подходящими для организации самого мероприятия. Учитывая количество приглашенных может понадобиться несколько конференц-залов, разных по функционалу: отдельно зал общей конференции, зал для совещаний по группам, тематические переговорные комнаты, залы для банкетов, фуршетов, тренингов, деловых игр, даже спортивные площадки для тим-билдингов. Все это необходимо продумать заранее и уточнить их наличие и не занятость помещений в выбранной гостинице, отеле, бизнес-центре в необходимые вам даты и часы. 

Бронировать отель в Петербурге, особенно в центре Петербурга, да еще с удобными конференц-залами, вообще лучше за несколько месяцев, потому как желающих бывает достаточно много.  Поэтому еще один важный момент: отсутствие в соседних залах других мероприятий, которые могут помешать работе вашей конференции. Так же стоит самостоятельно оценить сами конференц-залы. Достаточно ли окон, освещения, удобных средств для проведения крупных мероприятий (микрофоны, проекторы, стулья, столы, доски, деск-топы), оборудованность удобными системами кондиционирования, опытный и приветливый, в должном количестве представленный, персонал конференц-центра, который будет помогать в проведении мероприятия. Уточнить возможность размещения всех участников в номерах отеля, в близи от места проведения или даже в самом этом отеле. Заранее обговорить сроки и  методы оплаты мероприятия и способы разрешения сложных ситуаций, при посещении большим или меньшим количеством приглашенных. Вот только основные вопросы,  которые вам придется решить. И тогда ваше мероприятие пройдет на ура и запомнится всему коллективу!

Поделиться в

Похожие материалы

[15.02.2024]

Команда Сарапульского колледжа на Чемпионате России I лиги по волейболу

Сборная команда девушек Сарапульского колледжа социально-педагогических технологий и сервиса представляет город Сарапул и Удмуртскую Республику на Чемпионате России I лиги по волейболу. Чемпионат проходит с октября 2023 года по апрель 2024 года. В соревнованиях принимают участие 12 команд из Башкирии, Мордовии, Чувашии, Удмуртии, Пензенской, Самарской, Ульяновской, Кировской областей. И...
[06.02.2024]

ХХХ Республиканские зимние сельские игры

В последние выходные зимы в Удмуртии пройдут юбилейные 30-е Республиканские зимние сельские спортивные игры, которые пройдут на территории Можгинского района.С 21 по 24 февраля спортсмены будут состязаться в 11 видах спортивной программы. В Можгинском педагогическом колледже имени Т.К. Борисова пройдут соревнования по шахматам, шашкам и дартсу. Там же будут представлены дисциплины «силовая г...
[27.09.2023]

Всемирный день туризма

Ежегодно осенью в большинстве стран мира отмечается Всемирный день туризма – праздник путешественников и профессионалов, работающих в этой области. Событие призвано привлечь внимание к туризму, показать его социально-культурное, экономическое и политическое значение. Важным звеном туриндустрии являются туристские фирмы, которые занимаются организацией путешествий и обслуживанием туристов. В...
[21.03.2023]

5 экзотических мест для романтического отпуска

Семейные пары, которые уже давно находятся в отношениях, или молодожены, только что обменявшиеся кольцами, смогут укрепить свой союз, отправившись вместе на отдых. На планете есть масса романтических уголков, которые идеально подходят для отпуска тет-а-тет. А чтобы путешествие прошло максимально комфортно, уже на этапе планирования поездки стоит заказать бизнес-джет и не зависеть от расписания рег...
[22.08.2022]

Как правильно выбрать одежду для фитнеса?

Выполнение программы упражнений сложно без надлежащего тренировочного снаряжения. Для этого вам понадобится удобная одежда и спортивная форма. Одежда для фитнеса должна быть дышащей, эластичной и не стягивающей. Кроме того, ваш выбор спортивной одежды должен соответствовать вашему типу телосложения и не вызывать раздражения. Сегодня одежда для фитнеса представлена в огромном разнообразии. Основны...
Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий