Нужно организовать конференцию? Вывезти весь коллектив офиса в другой город? Как все продумать? Как выбрать город проведения и не выйти за пределы выделенного бюджета? Давайте разберемся: из каких этапов состоит подготовка мероприятия, что необходимо продумать заранее, на что обратить внимание при выборе помещения для проведения конференции и прочее.
Итак, на этапе подготовки, конечно, отправной точкой служат сроки (когда необходимо провести мероприятие) и бюджет. Чаще всего сроки устанавливаются руководством компании или согласуются организаторами с лекторами и приглашенными. А вот бюджет – самая жесткая и неподвижная для изменений часть. Есть максимально возможная сумма и рассчитывать изначально лучше на бюджет за вычетом десяти процентов - это запас на неожиданные изменения, из-за которых мероприятие может сорваться. Затем продумать город проведения. В последние годы, на место зарубежным странам приходят российские города с богатой историей и красивейшими достопримечательностями. Но при этом географическая близость к городу проживания участников конференции, проведение в пределах российской федерации позволяет сэкономить бюджет (за счет удешевления билетов, при этом сохраняется удобство и быстрота трансферов для проживающих) . Так все большей популярностью начинают пользоваться такие города как Суздаль, Санкт-Петербург, Екатерибург, Казань.
Северная столица нашей родины славится своими красивейшими видами: если организовать прогулку на теплоходах по рекам и каналам, посмотреть белые ночи, развод мостов, организовать выход в знаменитые театры: Мариинский, Александринский, театры комедии и прочее. Причем крупные города располагают помещениями, как нельзя лучше подходящими для организации самого мероприятия. Учитывая количество приглашенных может понадобиться несколько конференц-залов, разных по функционалу: отдельно зал общей конференции, зал для совещаний по группам, тематические переговорные комнаты, залы для банкетов, фуршетов, тренингов, деловых игр, даже спортивные площадки для тим-билдингов. Все это необходимо продумать заранее и уточнить их наличие и не занятость помещений в выбранной гостинице, отеле, бизнес-центре в необходимые вам даты и часы.
Бронировать отель в Петербурге, особенно в центре Петербурга, да еще с удобными конференц-залами, вообще лучше за несколько месяцев, потому как желающих бывает достаточно много. Поэтому еще один важный момент: отсутствие в соседних залах других мероприятий, которые могут помешать работе вашей конференции. Так же стоит самостоятельно оценить сами конференц-залы. Достаточно ли окон, освещения, удобных средств для проведения крупных мероприятий (микрофоны, проекторы, стулья, столы, доски, деск-топы), оборудованность удобными системами кондиционирования, опытный и приветливый, в должном количестве представленный, персонал конференц-центра, который будет помогать в проведении мероприятия. Уточнить возможность размещения всех участников в номерах отеля, в близи от места проведения или даже в самом этом отеле. Заранее обговорить сроки и методы оплаты мероприятия и способы разрешения сложных ситуаций, при посещении большим или меньшим количеством приглашенных. Вот только основные вопросы, которые вам придется решить. И тогда ваше мероприятие пройдет на ура и запомнится всему коллективу!
