Любой бизнес включает в себя процессы и проекты. Под «процессом» следует понимать отлаженный механизм, – то, что мы привыкли делать постоянно. Необходимость же в проектах обусловлена стремлением к постоянному развитию и совершенствованию своего дела.
В этом материале мы рассмотрим, что же собой представляет управление проектами, с чего оно начинается и из каких этапов состоит. В отличие от налаженных процессов, проекты характеризуются уникальностью, конечным результатом и четкостью сроков выполнения.
Грамотно подобранный сервис управления проектами способствует правильному выстраиванию работы, устранению всего лишнего и достижению поставленных целей. На сегодняшний день проектный подход является новым трендом, как в бизнесе, так и в государственных структурах.
Цели и этапы управления проектами
Перед управлением проектами ставится две ключевые задачи:
- достичь результатов путем определения приоритетных целей и сроков их исполнения;
- выявить, есть ли в распоряжении все необходимые для этого ресурсы.
Благодаря грамотному использованию возможностей, которые способно предложить управление проектами, становится понятно: какие из поставленных целей могут быть реально осуществлены.
Этап №1. Определение заинтересованных лиц и встреча с ними
Под «заинтересованными лицами» подразумеваются люди, которым предстоит иметь дело с результатами данного проекта: спонсоры, заказчики, конечные потребители и т.д. В рамках встречи с ними важно обсудить их потребности и ожидания, а также разработать исходные планы по смете и срокам. Затем нужно грамотно описать объем проекта. Это поможет окончательно сформулировать и зафиксировать сведения по проекту, ввести всех участников в курс дела, и минимизировать риск недоразумений, способных «всплыть» позже и обойтись слишком дорого.
Этап №2. Постановка целей и расстановка приоритетов
Имея в распоряжении перечень потребностей всех заинтересованных участников, следует расставить приоритеты и сформулировать конкретные цели проекта. Важно определить ориентиры, показатели и преимущества, которые вы стремитесь получить. В план проекта нужно занести ваши цели и те потребности участников проекта, которые должны быть удовлетворены, чтобы каждый мог их обсудить и поделиться с коллегами.
Этап №3. Определение отчетных материалов
Не стоит недооценивать важность определения отчетных материалов и планируемых этапов проекта, которые необходимы для достижения поставленных целей. После этого нужно произвести приблизительную оценку сроков каждого из отчетных материалов и внести их в план проекта.
Для наиболее важных дедлайнов и отчетных материалов рекомендуется устанавливать жесткие вехи. Это поможет отслеживать ход выполнения работ, таким образом, чтобы задачи были решены вовремя, а все заинтересованные лица остались довольны результатом.
Этап №4. Составление графика проекта
Оцените каждый отчетный материал по отдельности и определите те задачи, которые должны быть выполнены для создания данного материала. Для каждой из задач рассчитайте необходимое количество времени на ее выполнение, а также необходимые ресурсы и ответственного исполнителя.
Следующий шаг – выявление всех зависимостей. Есть ли смысл выполнять определенные задачи до того, как будет начата работа над остальными? Выберите удобный сервис для управления проектами, куда будут внесены все отчетные материалы, зависимости и вехи.
Опытные специалисты по управлению проектами рекомендуют привлекать к данному этапу планирования участников команды, непосредственно занятых выполнением работы. Исполнители обладают знаниями о том, как необходимо решать ту или иную задачу, сколько времени потребуется на ее решение, и кто станет лучшим исполнителем.
Привлекая к составлению графика проекта членов проектной группы, вы используете их знания, получите согласие на составленный график и сможете добиться нужного настроя для успешного выполнения работы.
Этап №5. Выявление проблем и оценка рисков
К сожалению, не существует такого проекта, который бы не был сопряжен с рисками. Однако есть много таких моментов, которые вполне реально спрогнозировать и заранее определить действия, способные их, если и не полностью предотвратить, то хотя бы максимально «сгладить» отрицательные последствия, которые они за собой повлекут. Выполните оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы подготовиться к любым неожиданностям.
Очень желательно на ранних этапах проекта разрешить все вопросы, связанные с высоким уровнем риска, либо создать «буферные зоны» при планировании сроков задач, чтобы в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств успеть наладить рабочий процесс.
Этап №6. Презентация плана проекта заинтересованным лицам
Главная цель – ясным и доступным для понимания языком объяснить слушателям, как представленный вами план проекта позволит удовлетворить их ожидания, и предложить решения для возможных конфликтов.
После этого необходимо определить роли: кто, с какой периодичностью и какой конкретно отчет будет просматривать. Все данные, касающиеся плана проекта, должны храниться в едином месте, лучше всего, если это будет удобный сервис управления проектами, доступ к которому будет у всех участников проектной группы, и где будет удобно обмениваться новостями, вносить правки, обходясь без постоянных совещаний.
