Ижевская геоинформационная система
Блог из Ижевска
Интересные новости и статьи
Транспорт
Блог
Телефоны
Предприятия
Распродажи
Слои на карте
Запись к врачу
 

Алгоритм создания архива организации

Автор: Яковлев Василий • Дата публикации: 30.12.2016

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.

Поделиться в

Похожие материалы

[24.05.2024]

Занятость в Удмуртии в 1 квартале 2024 года

...
[20.05.2024]

Без кадров никуда

Одним из основных факторов производства на предприятии являются кадры – это основной состав квалифицированных работников. Данная тема очень актуальна в наши дни, так как именно от них зависит насколько успешно работает любая организация. В 2023 году в экономике Удмуртской Республики, по данным выборочного обследования рабочей силы, было занято 710 тыс. человек в возрасте 15 лет и старше (3...
[14.05.2024]

ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЕ КРЕДИТОВАНИЕ В МАРТЕ 2024 ГОДА

В 1 квартале 2024 года в Удмуртской Республике наметилась четкая тенденция роста реальных располагаемых денежных доходов населения (денежных доходов, остающихся после уплаты налогов, платежей и с учетом инфляции), по сравнению с 1 кварталом 2023 года – примерно на 6%. Тем не менее, каждое второе домохозяйство республики тратит средства на погашение займов и банковских кредитов. По данным Це...
[25.04.2024]

Сальдированный финансовый результат организаций в январе – феврале 2024 года

...
[05.04.2024]

Итоги инвестиционной деятельности в УР в январе – декабре 2023 года

...
Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий