Ижевская геоинформационная система Регистрация Авторизация

Блог Ижевска

Новости и статьи о нашем городе
ГЛАВНАЯ
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог Ижевска

Алгоритм создания архива организации

Автор: Яковлев Василий • Дата публикации: 30.12.2016

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[03.07.2020]

Группа родина

Девелоперский холдинг «Группа Родина» — это один из наиболее масштабных проектов по управлению и комплексному освоению территорий в Москве и Московской области. Инвестиционной девелоперский холдинг начал деятельности в 2015 году. Первый успешный проект группа Родина реализовала в формате инновационного кластера Олимпийская деревня Новогорск. Жилой кластер можно рассматривать как...
[25.06.2020]

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге

Кадровое делопроизводство необходимо на каждом предприятии. Его отсутствие или нарушения чреваты серьезными штрафами и другими санкциями от проверяющих органов. Поэтому на каждом предприятии необходим грамотный кадровик или целый отдел кадров, который будет заниматься не только подбором персонала, но и его оформлением. Знание кадрового делопроизводства с учетом действующего законодательства дает в...
[24.06.2020]

Как пользоваться apple pay

Ликвидностью называется возможность быстро продать что-либо по рыночной цене. Это понятие можно отнести к обычным вещам, которые используются в быту, недвижимости и компаниям. Чем быстрее может продать вещь, тем она ликвиднее. Узкопрофильные изделия, например станки, имеют низкую ликвидность. На них нет большого круга покупателей и быстро продать их не получится. Абсолютная ликвидность у денег. Их...
[23.06.2020]

Hr система

Рекрутингом называется работа специализированных агентств, имеющих заказы от предприятий на поиск персонала. Современный рекрутинг представляет собой сложный бизнес-процесс, в котором используется множество компонентов. С его помощью создается возможность отбора сотрудников, обладающих не только нужными профессиональными качествами, но и желаемыми личностными критериями. На сегодняшний день рекрут...
[22.06.2020]

Электронная касса для ИП

По закону, каждому предпринимателю и ООО, которые работают в розничной торговле, а также сфере услуг. важно перейти на онлайн кассы. Новые устройства отличаются массой положительных характеристик. Здесь другой принцип действия по сравнению с обычными кассами. Также иной и способ взаимодействия с налоговой службой. Выбрать онлайн кассу грамотно – важная задача. На сайте ТВОЕДЕЛО Online для ва...