Ижевская геоинформационная система Регистрация Авторизация

Блог Ижевска

Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог Ижевска

Алгоритм создания архива организации

Автор: Яковлев Василий • Дата публикации: 30.12.2016

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[23.08.2019]

Сбербанк отказывает в одобренной ипотеке

 Несмотря на огромное количество кредитных учреждений, большинство россиян отдают предпочтение крупнейшему финансовому институту страны — Сберегательному Банку. Популярность Сберегательного Банка вполне очевидна. Так, клиентов ждут выгодные условия и достаточно лояльная политика. Немаловажное значение при выборе Сбербанка играет авторитет. Но в некоторых случаях Сбербанк отказывает в о...
[17.08.2019]

Открыть счет для ООО онлайн

Современной компании для осуществления её деятельности требуется выполнение множества условий. Одним из них является собственный расчётный счёт в банке. На данный момент использование расчётного счёта является самым удобным способом работы с поставщиками и покупателями. Открыть счет для ООО онлайн давно стало буквально насущной необходимостью для тех предпринимателей, которые хотят успешно ...
[04.06.2019]

Как начать торговать на Форекс?

Торговля на Форекс – отличный способ заработка. Все больше россиян выбирают эту работу как дополнительный источник доходов. Причина тому – гибкий график, возможность работать на дому, отсутствие карьерных ограничений. При этом новички могут потренироваться на демонстрационном счете, чтобы познать азы и суть работы. Что может понадобиться начинающему трейдеру? Для начала самостоятельной торговли ...
[03.06.2019]

Курс доллара

В течение многих лет наблюдается значительное колебание доллара по отношению к национальной валюте. Периодически наблюдается рост, за которым следует значительное падение. Плавающий курс доллара давно не беспокоит профессиональных трейдеров. Более того, волатильность валюты позволяет зарабатывать деньги, причем не только профессионалам, но и обычным гражданам. Обычно в зимнее время года долл...
[25.05.2019]

Карты рассрочки

Иногда покупка достаточно больших денежных вложений, которых нет на данный момент в наличии. Это может быть как запланированная покупка, так и срочная. Но результат всегда один – её невозможно совершить без наличия определённых средств. В таком случае многие не хотят брать кредит, чтобы не переплачивать большую сумму за его использование. В этой ситуации сможет помочь карта рассрочки. Карта...