Все, кто работает с подотчетными суммами, знают, что документом, подтверждающим расходы, является авансовый отчет. Его форма устанавливается законодательно. В ней отражаются основные моменты – это фамилия и имя сотрудника, получившего деньги под отчет, конкретная сумма, которая была ему выдана, целевое назначение средств, а также действительные направления их расходования. То есть, если работник потратил средства в нескольких разных магазинах, он должен указать конкретную сумму расхода по каждому из них.
Все расходы должны быть подтверждены чеками, а также товарными накладными из этих магазинов. Причем общая сумма расходов необязательно должна совпадать с той, что была выдана под отчет. Она может быть больше (возникает перерасход, и если он оправдан, то работнику нужно возместить расходы), а может быть меньше, и тогда деньги нужно будет вернуть в кассу.
В любом случае проверить расходы может только бухгалтерия. Выдача подотчетных сумм оформляется с помощью расходного кассового ордера, в котором обязательно указывается цель, на которые выдаются такие средства. В бухгалтерии также должен быть приказ на выдачу подотчетной суммы, в котором также фиксируется целевое назначение. Желательно, чтобы отдельно был приказ, в котором устанавливался бы конкретный список сотрудников с указанием их должностей, которые могут получать подотчетные деньги. Это, например, может быть завхоз, которому часто приходится расплачиваться наличными за инвентарь или чистящие средства для офиса, или курьер, которому нужно оплачивать услуги почты.
Сегодня существуют компьютерные программы, которые позволяют значительно быстрее обрабатывать все авансовые отчеты. Это особенно важно для тех предприятий, у которых большой штат сотрудников, причем многие из них получают деньги под отчет (например, на какие-нибудь хозяйственные нужды). В приказе также должны быть указаны сроки, на которые выдается указанная сумма. Если отчет не будет оформлен (на это отводится законом три дня) и не будут предоставлены подтверждающие документы, то сумма будет вычтена из зарплаты сотрудника.
