Закрыть
Загрузка информации...
ГЕОИНФОРМАЦИОННАЯ
СПРАВОЧНАЯ
СИСТЕМА
Ижевск 26 Июня, Понедельник 12:38
БЛОГ Ижевска
Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог » Финансы. Работа » Алгоритм создания архива организации

Алгоритм создания архива организации

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Автор: Яковлев Василий
Дата публикации: 30.12.2016

Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[11.06.2017]

Ипотечное кредитование: плюсы и минусы

В статье рассматриваются достоинства и недостатки ипотечного кредитования. Также рассматриваются нюансы, которые необходимо учесть при досрочных выплатах задолженности.Ипотека – это один из видов долгосрочного займа. До кризиса, этот вид кредитования был на пике популярности. Основной целью ипотечного кредитования есть получение средств на покупку или постройку жилья. Плюсы ипотеки Положител...
[29.05.2017]

Кредит на образование

Как бы ни развивались, как бы ни внедрялись новые технологии в жизнь простого человека, знания и образование не перестают цениться. Кто-то ищет новую работу. Одним из основных требований работодателя является наличие высшего образования. Простой работяга вряд ли получит повышение и переход на лучшую должность без диплома. Да и родители постоянно твердят детям, что знания – это сила, учение &...
[17.05.2017]

Кадровый центр

Центр по подбору персонала «Фаворит» - ключ к решению любых задач по подбору персонала!Наш кадровый центр помогает найти нужные человеческие ресурсы для каждого предприятия. Для этого в нашем распоряжении есть всё необходимое. Мы наличествуем огромной базой данных с тысячами резюме и ищем персонал не только по Москве, но и по России. Это даёт нам возможность увеличить точност...
[01.05.2017]

Как правильно выбрать кредит на ремонт?

Рано или поздно любому жилищу требуется ремонт. Строительные компании предлагают разные виды ремонтов. Кроме того, дизайнерских решений по этому вопросу тоже предостаточно. Но когда начинаются расчёты стоимости того или иного вида ремонта, сумма получается не маленькая. Не каждый человек способен из своей зарплаты оплатить это удовольствие, и тут на выручки приходят банки, которые могут предложить...
[26.04.2017]

Кредитование купюрами и легенды о нём

Каких-то пять или семь лет назад кредиты банков были заточены преимущественно на тех, кто вёл коммерческую деятельность. Но это положение быстро меняется: всё растёт значимость потребительских займов и их число. Видимо, возможности расширять бизнес-кредитование подошли к концу, и банки начали окучивать новый выгодный сектор.Потенциальные заёмщики же стоят перед выбором: какую именно категорию кред...

Статистика страницы

Просмотры страницы (в скобках указаны уникальные посетители)
За все время: 137 (123) • За этот день: 1 (1) • За прошлый день: 2 (1) • За этот месяц: 16 (15) • За прошлый месяц: 22 (21)

Яндекс.Метрика Интерактивная геоинформационная справочная система IGIS • igis-abon@mail.ru
ООО НПП ИжинформпроектКонтактыЛицензииСотрудничествоБаннерыСоглашение