Закрыть
Загрузка информации...
ГЕОИНФОРМАЦИОННАЯ
СПРАВОЧНАЯ
СИСТЕМА
Ижевск 24 Февраля, Пятница 00:45
БЛОГ Ижевска
Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог » Финансы. Работа » Алгоритм создания архива организации

Алгоритм создания архива организации

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Автор: Яковлев Василий
Дата публикации: 30.12.2016

Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[31.01.2017]

Поставщики: поиск, виды и особенности работы с ними

Ведение любого бизнеса предполагает наличие поставщиков. То, сколько их будет – зависит от особенностей деятельности предприятия: производства, его масштабов и продолжительности работы на рынке. И для начинающего предпринимателя неизбежно встает вопрос о том, где же найти поставщика. Ведь это он должен сделать самостоятельно. Типы поставщиковСегодня выделяют всего четыре основных типа постав...
[31.01.2017]

Одиннадцать навыков ведения бюджета

Если вы считаете, что плохо распределяете средства, что у вас трудное финансовое положение в жизни, вы никогда не вели прежде бюджет. На начальном этапе это может показаться вам трудной задачей.Однако составление бюджета не должно занять много времени и энергии. И освободит вас от многих проблем. А также, поможет понять куда и как вы тратите деньги.Вот некоторые советы из них.1. Деньги как инструм...
[30.12.2016]

Способ освобождения от уплаты кредита

Из всех источников информации: телевидение, журналы, интернет, радио мы получаем информацию о кредитах, ссудах и займах. Жизнью в кредит в наше время никого не удивишь. Есть в этом свои положительные стороны.Одна из них - приобретение дорогих, ценных вещей, когда захочется, прямо в магазине, не ожидая накопления желанной суммы средств, не откладывая при этом по чуть-чуть, а посмотреть где выгоднее...
[19.12.2016]

Советы по бизнесу для начинающих

Как выбрать «толковый» бизнес? Вопрос очень актуальный на сегодняшний день…вопрос на «засыпку». Любой идеальный бизнес начинается с идеи. Отличная новость в том, что 90% задач уже решены за Вас! Наверняка кто-то уже искал подобную информацию, а значит, и у вас есть возможность пройти весь путь к решению необходимой задачи. Можно скопировать существующие идеи и пользо...
[09.12.2016]

Как эффективно разместить рекламу?

Для выбора и последующего ее размещения человек прежде руководствуется собственной логикой. А данная статья поможет расширить понятие о рекламе, а также о ее преимуществах и недостатках.Если реклама необходима крупной компании, у нее имеется целый штат рекламных сотрудников. То же самое касается и индивидуальных предпринимателей, которые могут себе позволить специалиста по найму для размещения рек...

Статистика страницы

Просмотры страницы (в скобках указаны уникальные посетители)
За все время: 57 (50) • За этот день: 1 (1) • За прошлый день: 2 (2) • За этот месяц: 15 (15) • За прошлый месяц: 30 (23)

Яндекс.Метрика Интерактивная геоинформационная справочная система IGIS • igis-abon@mail.ru
© ООО НПП ИжинформпроектКонтактыЛицензииСотрудничествоБаннерыСоглашение