Ижевская Гео-Информационная система Регистрация Авторизация

Блог Ижевска

Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог Ижевска

Алгоритм создания архива организации

Автор: Яковлев Василий • Дата публикации: 30.12.2016

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[26.09.2017]

В поисках работы

Характерной приметой нашего времени является повышенная миграционная активность населения. Да это и не удивительно, так как после 91-го года, с развалом Советского Союза экономика страны резко скатилась вниз, начались инфляционные процессы, которые развивались с галопирующей скоростью. Возможно, что многие помнят эти времена повального дефицита.Еще до распада Союза в стране также как и сейчас акти...
[24.09.2017]

Как начать свой бизнес

На сегодняшний день, если верить статистике, в мире более 70% людей, которые занимаются собственным бизнесом. Основной капитал можно заработать, лишь занимаясь любимым делом. С учетом развития технологий и рекламы достичь успеха можно в любой сфере деятельности. Однако, прежде чем идти в исполнительный комитет получать свидетельство о регистрации деятельности, стоит выполнить следующее:выбрат...
[24.09.2017]

К чему приводят простые ошибки в трейдинге на рынке форекс

Применение правила процентного инвестирования на «Форексе» очень действенный инструмент. При применении его применении объем убытков уменьшается, снижается количество неудачных сделок, ведь это очень важно. Максимальный размер допустимых убытков и размер «стопа» существенно влияет на количество приобретаемых акций. Увеличив размер допустимых рисков можно изменить в большую ...
[07.09.2017]

Как новичку начать торговую деятельность на Форекс?

Кто не мечтает работать на себя? Да почти каждый! Теперь такая возможность стала доступная для многих. Финансовый рынок Форекс — это прекрасная площадка, где в краткий срок можно приумножить свой капитал и получать стабильную ежемесячную прибыль. Как? С чего начать? Ответы на эти вопросы рассмотрим в статье. Неумение распоряжаться капиталом. Многие новички теряют из-за этого внушительные су...
[05.09.2017]

Bitcoin как на нем заработать и как его добыть!

Финансовые аналитики и инвесторы пристально следят за тем как изменяется стоимость одного биткоина, с момента начала 2017 года, стоимость этой криптовалюты выросла на 400%. Когда Bitcoin преодолел отметку 2000 долларов за 1 единицу криптовалюты, финансовой аналитики заявили о том, что это является максимум, но спустя чуть больше 6 месяцев становится понятно, что тенденция стоимости виртуальной вал...