Закрыть
Загрузка информации...
ГЕОИНФОРМАЦИОННАЯ
СПРАВОЧНАЯ
СИСТЕМА
Ижевск 18 Августа, Пятница 16:26
БЛОГ Ижевска
Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог » Финансы. Работа » Алгоритм создания архива организации

Алгоритм создания архива организации

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Автор: Яковлев Василий
Дата публикации: 30.12.2016

Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[18.08.2017]

Как проявляется жадность в процессе трейдинга?

Жадность к эмоциям. Подробно об эмоциях будет рассказано в следующей теме, но здесь мы поведем разговор о тех индивидах, которые приходят на рынок Форекс только затем, чтобы утолить свою жажду к эмоциям. Это типичные игроки. Их обычно немало в казино, в различных залах игровых автоматов, у окошек с лотереями. Им не важен результат, им важен сам процесс. Адреналин для них является самым главным в ж...
[16.08.2017]

Недостатки и преимущества арбитража по сравнению с судебным разбирательством

Почему всё чаще стороны предпочитают арбитража, а не судебноое разбирательство? Причин для этого, впрочем, даже у арбитража есть свои недостатки, когда дела касается ст 148 апк рф или ст 150 апк рф. Для лучшего понимания данных причин следует кратко их описать. Недостатки арбитража по сравнению с судебным разбирательством. Задержки и расходы Многие стороны, при арбитражном решении споров, жалую...
[07.08.2017]

Несколько шагов к успеху

Мало создать сайт и ждать пока он принесет плоды. Нужно вложить немало усилий и найти уникальный подход, что именно ваш сайт работал на вас и приносил материальное вознаграждение. Веб-студия Максима Набиуллина предлагает услуги по продвижению сайтов в интернете. Человек специализируется на продвижении сайтов. Его практика показывает блистательный результат в сфере построения бизнес отношений и про...
[07.08.2017]

Реальный бизнес через майнинг систему

Компания Promine shop занимает почетное место на российском рынке. Она занимается реализацией электроники, которая за последнее время приобрела пиковой популярности среди потребителей. Благодаря американским техническим разработкам, возможно получать ежемесячно неплохие деньги, правда потребуется владеть хорошим знаниями и практическими навыками. Конечно, деньги с неба не падают, естественно для п...
[01.08.2017]

Можно ли оформить микрозайм на карту на 100 рублей?

Бывают такие ситуации, когда срочно необходима небольшая сума денег, к примеру пополнить баланс мобильного телефона. При этом кошелек забыт дома. В этой ситуации можно взять небольшую суму, к примеру, в размере 100 рублей. На деле, компании не занимаются предоставлением столь мелких сумм, но все таки есть некоторые организации готовые одолжить данную суму в автоматическом режиме. Как оформить...

Статистика страницы

Просмотры страницы (в скобках указаны уникальные посетители)
За все время: 173 (158) • За этот день: 1 (1) • За прошлый день: 1 (1) • За этот месяц: 13 (13) • За прошлый месяц: 16 (15)

Яндекс.Метрика Интерактивная геоинформационная справочная система IGIS • igis-abon@mail.ru
ООО НПП ИжинформпроектКонтактыЛицензииСотрудничествоБаннерыСоглашение