Ижевская геоинформационная система
Блог из Ижевска
Интересные новости и статьи
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
БЛОГ
Телефоны
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
МЕНЮ •
Блог из Ижевска

Алгоритм создания архива организации

Автор: Яковлев Василий • Дата публикации: 30.12.2016

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.

Поделиться в

Похожие материалы

[22.03.2024]

Занятость в УР в 4 квартале 2023 года

...
[20.03.2024]

Инвестиционная деятельность в декабре 2023 года

За 12 месяцев 2023 года в экономику Удмуртской Республики было вложено 166,3 млрд рублей, что в сопоставимой оценке на 6% выше уровня 2022 года. Среди регионов ПФО лидирует как по объему освоенных инвестиций (1180,5 млрд рублей), так и в расчете на душу населения (295,0 тыс. рублей) Республика Татарстан. Наименьший объем инвестиций освоен организациями Республики Марий Эл (52,2 млрд рублей), ко...
[06.03.2024]

Заработная плата в УР январь – декабрь 2023 года

...
[06.03.2024]

Удмуртстат подвел предварительные итоги 2023 финансового года

По оперативным данным, сальдированный финансовый результат (прибыль минус убыток) организаций Удмуртской Республики (без субъектов малого предпринимательства, бюджетных учреждений, банков, страховых и прочих финансово-кредитных учреждений) за 2023 год составил 94,6 млрд рублей, увеличившись на 29% в сравнении с 2022 годом. Финансовый результат прибыльных организаций вырос на 18% и сложился в...
[06.03.2024]

О денежных доходах и расходах населения за 2023 год

Информационное сообщение для СМИ, 6 марта 2024, Ижевск В 2023 году население республики получило денежных доходов в сумме 623,5 млрд рублей, израсходовало – 590,6 млрд рублей. Среднедушевые денежные доходы населения республики в сравнении с 2022 годом выросли на 4087 рублей (на 12,8%) и составили 36028 рублей. Рост номинальных среднедушевых денежных доходов в 2023 году наблюдался во всех ...
Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий