Закрыть
Загрузка информации...
ГЕОИНФОРМАЦИОННАЯ
СПРАВОЧНАЯ
СИСТЕМА
Ижевск 24 Марта, Пятница 15:55
БЛОГ Ижевска
Новости и статьи о нашем городе
КАРТА Ижевска
ТРАНСПОРТ
ПРЕДПРИЯТИЯ
РАСПРОДАЖИ
БЛОГ
СЛОИ на карте
ЗАПИСЬ к врачу
Блог » Финансы. Работа » Алгоритм создания архива организации

Алгоритм создания архива организации

У любой компании, которая хочет иметь собственный архив, есть два пути: заказать эту работу профессионалам или справляться с ней самостоятельно. Если вы выбираете первый вариант, то все достаточно просто: вам нужно только предоставить специалистам все бумаги и ждать конечного результата. А вот если вы решили делать архив документов организации самостоятельно, то придется потрудиться. Расскажем вам о том порядке действий, который следует избрать, чтобы не пропустить что-то важное.

Архивная обработка бумаг

Первым делом нужно понять, что архив — это на склад бумаг и не коллекция макулатуры. Это особым образом обработанные документы. Данный процесс так и называется — архивная обработка документов. Что он собой представляет? Для начала нужно ознакомиться с законодательством и выяснить, какие бумаги нужно хранить, а какие нет. И на сколько лет вам придется разместить документы в архиве. А затем начинается непосредственная обработка.

  1. Экспертиза ценности бумаг — солидное название, за которым кроется оценка того, нужны вам вообще эти листы или нет. В компаниях, в которых никто никогда не занимался подобной работой, обычно хранится много лишнего (в принципе неважного или устаревшего), а вот какие-то важные файлы могут оказаться утраченными.
  2. Следующий шаг: от ненужного избавиться, утраченное — восстановить.
  3. На третьем этапе важно провести классификацию. Обычно все имеющиеся листы разделяют на группы по значимости и сроку хранения.
  4. Дальше следует еще раз обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций» (еще раз, потому что предполагается, что вы к ним уже обратились в самом начале) и оформить все дела в строгом соответствии с требованиями, прописанными в этом акте.

Создание каталога

По времени эта стадия совпадает с предыдущим этапом, но мы выделили ее в отдельный пункт из-за значимости. Дело в том, что без каталога даже удачно обработанные дела принесут вам мало пользы.

Каталог позволяет поддерживать идеальный порядок в документах и всегда иметь быстрый доступ к любой бумаге. А зачем еще нужен архив, кроме как, чтобы упорядочивать и гарантировать успешное обращение к его содержимому? Каталог в XXI веке, конечно, создается в электронном виде, для этого есть специальные программы. Но не ленитесь распечатывать его хотя бы время от времени. К сожалению, любое электронное устройство может быть повреждено и лишняя копия на другом виде носителя никогда не помешает.

Создание архивохранилища

Наконец, наступает время решить еще один важный вопрос: где все это будет храниться? Для этого есть специально оборудованные для внеофисного размещения архивохранилища. Но если вы все же решили разместить бумаги у себя, то важно придерживаться нескольких правил:

  • выделите для архива отдельное помещение;
  • обеспечьте его пожарной защитой: обшейте силикатно-кальциевыми плитами, установите пожарную сигнализацию, датчики дыма и оборудуйте специальными средствами тушения пожаров, предназначенными для тушения бумаги;
  • запирайте дверь на ключ, всегда знайте, кто имеет доступ к ключу и не расширяйте круг этих лиц слишком сильно;
  • помещение должно быть теплым, темным и иметь среднюю влажность;
  • следите за состояние электропроводки и труб, чтобы избежать повреждения содержимого;
  • выбирайте металлическую мебель, а еще лучше несгораемые шкафы;
  • всегда поддерживайте порядок и чистоту в помещении.
Автор: Яковлев Василий
Дата публикации: 30.12.2016

Оставьте первый комментарий
Ждем ваш первый комментарий

Похожие материалы

[20.03.2017]

Бизнес в кризис

Кризис всегда вызывает страх и неуверенность, а стоит ли начинать бизнес в такие тяжелые времена? Конечно стоит, просто нужно учесть некоторые нюансы. К таким нюансам относится, каким будет бизнес: с вложениями или нет. В какой местности проживаете и что умеете делать. Стоит отметить, что бизнеса совсем без вложений не бывает, вопрос заключается лишь в сумме, которую есть возможность вложить, а за...
[05.03.2017]

Поиск партнера: когда сделку заключать не нужно

Профилактика сделок с несостоятельными партнерами — об этой функции обязательно должен задумываться владелец компании, особенно в случае, если оборотов пока не хватает для того, чтобы завести собственную юридическую службу. Если раньше нелепые контракты можно было обосновать спешкой, отчаянным положением или другими внешними обстоятельствами, то сейчас эти аргументы уже не работают, ведь все...
[31.01.2017]

Поставщики: поиск, виды и особенности работы с ними

Ведение любого бизнеса предполагает наличие поставщиков. То, сколько их будет – зависит от особенностей деятельности предприятия: производства, его масштабов и продолжительности работы на рынке. И для начинающего предпринимателя неизбежно встает вопрос о том, где же найти поставщика. Ведь это он должен сделать самостоятельно. Типы поставщиковСегодня выделяют всего четыре основных типа постав...
[31.01.2017]

Одиннадцать навыков ведения бюджета

Если вы считаете, что плохо распределяете средства, что у вас трудное финансовое положение в жизни, вы никогда не вели прежде бюджет. На начальном этапе это может показаться вам трудной задачей.Однако составление бюджета не должно занять много времени и энергии. И освободит вас от многих проблем. А также, поможет понять куда и как вы тратите деньги.Вот некоторые советы из них.1. Деньги как инструм...
[30.12.2016]

Способ освобождения от уплаты кредита

Из всех источников информации: телевидение, журналы, интернет, радио мы получаем информацию о кредитах, ссудах и займах. Жизнью в кредит в наше время никого не удивишь. Есть в этом свои положительные стороны.Одна из них - приобретение дорогих, ценных вещей, когда захочется, прямо в магазине, не ожидая накопления желанной суммы средств, не откладывая при этом по чуть-чуть, а посмотреть где выгоднее...

Статистика страницы

Просмотры страницы (в скобках указаны уникальные посетители)
За все время: 71 (64) • За этот день: 1 (1) • За прошлый день: 2 (2) • За этот месяц: 14 (14) • За прошлый месяц: 15 (15)

Яндекс.Метрика Интерактивная геоинформационная справочная система IGIS • igis-abon@mail.ru
ООО НПП ИжинформпроектКонтактыЛицензииСотрудничествоБаннерыСоглашение